Comment optimiser la gestion de votre boite mail professionnelle ?

Dans le monde professionnel actuel où la communication électronique est devenue omniprésente, faisant de la boîte mail un outil aussi incontournable que redouté… Gérer efficacement sa boîte mail s’avère être un défi quotidien pour de nombreux travailleurs, entre la surcharge d’informations, les demandes incessantes et la nécessité de rester constamment connecté. Cependant, une gestion astucieuse de sa boîte mail peut transformer cette source de stress en un allié de productivité et d’organisation.

Pourquoi les mails nuisent à votre état de santé ?

Surcharge informationnelle :

Si seulement votre boite mail n’autorisait pas plus de 30 mails par jour, votre quotidien serait beaucoup plus facile à gérer. En effet, une surabondance de mails peut être épuisant et désorientant entrainant un sentiment de stress et de confusion. La nécessité permanente de classer, répondre et gérer les messages peuvent aussi générer de l’anxiété et de l’inconfort.

Interruptions constantes :

Si quelque chose peut réellement perturber la qualité du travail, ce sont sans appel les notifications interrompant le flux de travail ! En plus de vous couper dans votre élan, elles entraînent une sérieuse perte de concentration et de productivité.

Pression temporelle et sentiment d’urgence :

Aïe, vous avez déjà certainement tous et toutes eus le coup de voir défiler un mail sans réellement le vouloir. Que faites-vous ? Vous répondez tout de suite, ou vous l’inscrivez sur votre “to do list” et ce sera remis à plus tard ? La pression de répondre rapidement aux mails peut être une source d’anxiété car elle n’en finit plus. De plus, l’attente d’une réponse urgente peut créer du stress supplémentaire. Aujourd’hui, en France selon l’Observatoire de l’Infobésité et de la Collaboration Numérique, 52 % des mails ont une réponse en moins d’une heure traduisant de l’hyper-réactivité. En Belgique, selon une étude menée par Live Career, sur plus de 1000 répondants, 40 % des travailleurs passent entre deux et trois heures à consulter et à répondre à leurs mails.

Difficulté à déconnecter :

La frontière entre vie professionnelle et vie personnelle peut devenir floue quand les mails professionnels continuent d’affluer en dehors des heures de travail, empêchant ainsi une véritable déconnexion.

Sentiment de non-accomplissement :

Rien de pire que terminer une journée de travail relativement chargée avec plus d’une cinquantaine de mails avec le statut “non lus” ou “en attente”. Une boîte de réception encombrée peut donner l’impression de ne jamais être “à jour”, ce qui peut tout comme pour la “to do list” s’avérer être démoralisant et apporter de nouvelles ondes négatives.

Perte de temps :

Les journées peuvent s’écouler à des rythmes variables, tantôt lentement, tantôt rapidement… C’est précisément à ces moments qu’une bonne gestion du temps devient indispensable, notamment lorsqu’il s’agit du traitement des courriels.

Pour contrer tous ces effets négatifs, il est donc important de mettre en place des stratégies de gestion de mails efficaces, de définir des limites claires entre vie professionnelle et vie personnelle, et d’apprendre à prioriser et à gérer son temps pour réduire l’impact négatif des emails sur le bien-être général.

Oui, mais que pouvez-vous donc concrètement mettre en place ?

Établir un système d’organisation :

Créez des dossiers ou des libellés pour classer les mails en fonction de leur contenu, de leur expéditeur ou de leur importance.
Utilisez des règles de tri automatique pour diriger les mails vers les dossiers appropriés.

Adopter une approche de tri régulier :

Triez votre boîte de réception chaque jour pour identifier et traiter rapidement les mails importants.
Supprimez ou archivez les emails non essentiels pour maintenir une boîte de réception propre.

Utiliser les fonctionnalités de priorisation :

Marquez les mails prioritaires ou utilisez des indicateurs pour identifier rapidement ceux qui nécessitent une attention immédiate.
Utilisez des filtres pour distinguer les mails importants des autres.

Planifier des moments dédiés :

Limitez le temps consacré à la vérification des mails en planifiant des périodes spécifiques dans la journée pour cette tâche.
Désactivez les notifications pour éviter les interruptions constantes.

Répondre de manière efficace :

Répondez rapidement aux mails simples et urgents.
Utilisez des réponses préétablies ou des modèles pour gagner du temps sur les réponses récurrentes. En ce qui concerne les mails qui prennent plus de temps, pourquoi ne pas y répondre déjà par téléphone et envoyer une petite confirmation par mail ? C’est un véritable gain de temps.

Apprenez à déléguer ou à dire non :

Si un mail ne vous concerne pas directement ou si vous ne pouvez pas y répondre, déléguez ou déclinez poliment.

En intégrant ces habitudes dans votre routine quotidienne, vous pourrez gérer votre boîte électronique de manière plus efficace, réduisant le stress lié à une surcharge de mails et vous permettant de rester concentré sur vos tâches prioritaires.